Comment s’assurer que vos PDFs contiennent des signatures valides juridiquement

Qu’est-ce qu’un PDF modifié ?

Modifier un PDF implique la fusion ou l’intégration de tous les éléments du document dans une seule couche, y compris les signatures électroniques. Une fois modifié, le PDF devient une image statique, ce qui rend les éléments individuels inaccessibles pour la validation.

L’importance d’éviter les PDFs modifiés pour les signatures électroniques

Un PDF auquel sont apposées des signatures électroniques juridiquement contraignantes comporte plusieurs couches d’authentification qui créent un enregistrement traçable indiquant qui a signé le document, à quel endroit et à quel moment. Lorsque vous modifiez un PDF, ces couches sont supprimées, ce qui risque d’invalider les signatures.

Les risques involontaires liés à la modification des PDF pour les entreprises

Est-ce que votre solution de signature actuelle est la plus adéquate? Certains fournisseurs n’offrent que des signatures modifiées, qui n’ont pas de validité juridique. En outre, il existe un risque d’erreur humaine, car les utilisateurs peuvent modifier les PDF par inadvertance, ce qui entraîne des complications imprévues.

Exemples de modification des PDF par les utilisateurs :

• Ouvrir un PDF sans Adobe Acrobat Reader, par exemple en utilisant Mac Preview, et l’enregistrer.
• Imprimer et annoter un PDF, puis le numériser et le télécharger en tant que nouveau fichier enregistré.
• Utiliser « Imprimer en PDF » pour sauvegarder une copie du PDF.
• Utiliser Adobe Acrobat Reader Pro, qui permet d’éditer, puis apporter des modifications.

Atténuer le risque de générer un PDF modifié et d’invalidation des signatures électroniques implique :

1. Opter pour des solutions de signature électronique avancées telles qu’eZsign, qui comportent des mécanismes de validation robustes, garantissant une assurance de niveau 4 pour des signatures électroniques sécurisées et fiables.
2. Mettre en place des processus spécifiques au sein de votre entreprise, tels que la création de PDF uniquement avec Adobe Acrobat Reader et en évitant toute modification du format de fichier.

📌 Conseil Pro :

Lorsque vous recevez des documents par courriel, téléchargez-les directement sans les ouvrir afin de conserver la validité des signatures électroniques. L’ouverture du fichier dans Adobe Acrobat Reader est sans risque, mais l’utilisation d’Adobe Acrobat Reader Pro pour des modifications peut invalider les signatures.

Clients d’eZsign :

Pour en savoir plus, consultez notre article intitulé Validité d’une signature électronique, disponible sur notre documentation en ligne.