eZupdates T4 2024
décembre 4, 2024
Les bureaux municipaux de permis sont constamment sollicités par les Canadiens qui entreprennent des travaux chez eux, de la construction d’un garage à la réparation d’une clôture en passant par l’abattage d’un vieil arbre dans la cour. Par conséquent, les villes traitent un volume élevé de demandes de permis, tant de la part des entrepreneurs que des résidents, plus particulièrement au cours des mois les plus chauds.
Le moment est venu pour les administrations municipales de partout au pays de se pencher sur l’amélioration de leurs procédures. Les employés de la fonction publique doivent gérer de manière responsable l’argent des contribuables, et éviter le gaspillage des ressources humaines et financières.
Les progrès technologiques permettent désormais aux municipalités de réduire leurs dépenses en remplaçant des procédures obsolètes, fastidieuses et inutilement coûteuses par de nouvelles procédures rapides, simplifiées et efficaces. Comment? En passant au zéro papier! Découvrez trois des nombreux avantages du zéro papier qui permettent aux villes d’économiser temps et argent.
Les dépenses des villes en matière de services publics peuvent se calculer de deux manières différentes : les coûts directs (l’argent qui sort des coffres de la ville) et les coûts indirects (les coûts intangibles). Le coût réel de l’approvisionnement et des ressources humaines et matérielles d’un bureau municipal des permis (des employés aux trombones) est un coût direct, tandis que le coût des délais d’attente, des multiples déplacements, des formulaires mal remplis ou mal classés et de l’inefficacité administrative représente un coût indirect. Tous les fonctionnaires municipaux vous le diront, leur travail entraîne de nombreux coûts indirects.
Les procédures zéro papier permettent de réduire les coûts indirects grâce à leur efficacité. Un client municipal d’eZsign a rapporté qu’il est maintenant en mesure de compléter plusieurs procédures jusqu’à 10 fois plus rapidement qu’auparavant. Pensez aux gains de temps que votre ville pourrait réaliser si elle était en mesure d’approuver des contrats ou de délivrer des permis en une fraction du temps.
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De nos jours, les consommateurs s’attendent à un accès facile et en ligne aux services, à une réponse immédiate et à de l’information sur demande. Les résidents sont les consommateurs des produits et services des administrations municipales et ceux-ci doivent pouvoir accéder rapidement aux informations et ressources. Les procédures numériques et zéro papier permettent non seulement aux administrations de satisfaire aux exigences et aux attentes de leurs habitants, mais également de mieux les servir.
Le recrutement et la rétention des meilleurs employés sont une priorité pour toutes les organisations, y compris les administrations municipales. Une des méthodes les plus simples pour favoriser le bien-être du personnel est de tirer parti de la technologie pour simplifier leur travail. Il a été démontré que les procédures zéro papier sont plus fluides, moins compliquées et plus faciles à automatiser, et l’ajout d’une solution de signature électronique telle qu’eZsign peut améliorer davantage la façon dont les équipes travaillent, ce qui augmente la satisfaction des employés.
Les villes qui ont fait appel à nos services rapportent une augmentation significative de la satisfaction de leur personnel. Les employés affirment être libérés des tâches subalternes et peuvent donc se concentrer sur des tâches plus importantes et à valeur ajoutée. Des employés plus heureux réduisent le roulement de personnel ainsi que les coûts liés au recrutement, autant d’avantages qui contribuent à réduire les dépenses de l’administration.
Il est temps de passer au zéro papier! Nous savons que le changement peut être difficile. Notre expérience en matière de dématérialisation de villes comme la vôtre nous a permis de mettre au point un plan de gestion du changement éprouvé qui facilitera la transition. Téléchargez La ville zéro papier, notre guide gratuit pour les villes, pour en savoir plus!
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